10 feladat, amit azonnal kiszervezhetsz virtuális asszisztensnek

Amikor valaki vállalkozást indít, általában nem azért teszi, mert imád számlázni, emaileket rendszerezni vagy időpontokat egyeztetni, inkább a szakmai részére szeretne koncentrálni a vállalkozásának. Mégis ezekkel a monoton feladatokkal telnek a napok, és ahogy halad az idő, és fejlődik az üzlet, egyre többször kell ezekkel foglalkozni.

Sokszor akkor jut eszünkbe segítséget kérni, amikor már teljesen túlterheltek vagyunk. Pedig a kiszervezés nem a "már nem bírom" állapotnál kellene, hogy kezdődjön, hanem jóval előtte.

Összeszedtem 10 olyan feladatot, amit a legtöbb vállalkozó gond nélkül átadhat egy virtuális asszisztensnek, akár azonnal is.

1. Az emailek kezelése

Az inbox nagyon alattomos időrabló. Csak "gyorsan ránézek", aztán már el is ment fél óra az értékes időnkből. Nem is gondolnánk, hogy mennyire időigényes a válaszolás, rendszerezés, vagy csak maga az olvasás. Az sem jó megoldás, ha elhanyagoljuk, hiszen fontos megrendelésekről, eseményekről, információkról maradhatunk le, ráadásul kevesebb sosem lesz, csak több.

Egy virtuális asszisztens át tudja nézni a leveleket, szétválogatja őket, válaszol a sablon jellegű üzenetekre, és csak azt hagyja meg neked, ami tényleg döntést igényel. Rendszerbe tudja tenni az üzenetváltásokat, hogy ne maradj le semmiről, de az idődből is csak annyit kelljen ráfordítanod, amennyit feltétlen szükséges.

2. Időpont-egyeztetés

A "jó a jövő hét?" – "inkább csütörtök" – "akkor 14:00?" típusú levelezések meglepően sok energiát visznek el. A naptárad kezelése nem stratégiai feladat, mégis rengeteg időt eszik. Ezt teljesen ki lehet adni egy hozzáértő VA-nak, aki a napirended ismeretében könnyen és egyszerűen tudja ezeket az időpontokat leegyeztetni helyetted.

3. Számlázás

Ez egy olyan feladat, ami, nem bonyolult, nem kreatív, viszont rendszeres. Ajánlatok kiküldése, számlák kiállítása, nyilvántartás vezetése, mind olyan feladat, amit egy megbízható asszisztens precízen el tud végezni, neked pedig marad időd a kreatív és üzleti feladatokra.

4. Közösségi média posztok időzítése

Sokan azt hiszik, hogy a social media teljes egészében kiszervezésre kerül, amikor megbíznak egy asszisztenst, pedig nem erről van szó. Ha nem szeretnéd a tartalomgyártás kreatív részét kiadni a kezedből, akkor nem kell, a tartalom maradhat nálad. De a feltöltés, formázás, időzítés, technikai beállítások nyugodtan mehetnek kiszervezésre, mert ez már közel sem annyira kreatív, inkább monoton és időrabló feladat.

5. Hírlevél technikai beállítása

Megírtad a levelet, de még be kell állítani a listát, ellenőrizni a linkeket, időzíteni a kiküldést. Ez tipikusan az a háttérmunka, amit nem muszáj neked csinálni. Elég, ha te megírod a tartalmat, az asszisztensed pedig elvégzi a technikai részét a hírlevelek kiküldésének. Ezzel is rengeteg időt megspórolhatsz.

6. Adatgyűjtés

Új szoftvert keresel? Versenytársakat nézel? Rendezvényhelyszínt kutatsz? Forrásanyagot keresel egy cikkhez, vagy kooperációs partereket szeretnél gyűjteni? Egy VA összegyűjti, rendszerezi, táblázatba teszi az információkat, te pedig már a kész, átlátható anyagot kapod meg.

7. Blogcikkek feltöltése a weboldalra

Ahogyan a közösségi média tartalmak esetében nagyon sok vállalkozó szereti megírni maga a blogcikkek szövegét, hiszen ő ezzel a szakmai hírnevét és hozzáértését szeretné növelni. A szöveg tehát megvan, de még:
– be kell másolni
– képet kell hozzá választani
– meta leírást beírni
– kategóriát beállítani

Apró lépések, de összeadódnak, és bizony sok időt elvehetnek. Egy asszisztens ezeket a háttérfeladatokat könnyen és gyorsan el tudja végezni.

8. Ügyfélmegkeresések

Kapcsolatfelvételi űrlapok, alap információk kiküldése, sablon válaszok, mind-mind olyan feladatok, melyeket napi szinten el kell végezni. De nem kell minden "Érdeklődnék az árairól" emailre személyesen reagálnod, egy megfelelő sablonnal az asszisztensed is megteheti, neked már csak akkor kell válaszolni egy-egy üzenetre, ami valóban egyedi megoldást igényel.

9. Prezentációk, dokumentumok rendbetétele

Sok vállalkozó tart tréninget, workshopot, készít ajánlatot. Ezek megírását nem szívesen bízzák másra, ám a háttérmunkát nem muszáj egyedül elvégezni. A tartalom a tiéd lesz, hiszen te készítetted az anyagot, de a formázás, egységesítés, javítgatás viszont teljesen kiszervezhető feladatok.

10. Folyamatok rendszerezése

Ez talán kevésbé látványos, mégis az egyik leghasznosabb terület. Ha minden a fejedben van, az hosszú távon nem fenntartható. Egy virtuális asszisztens segíthet leírni, átláthatóvá tenni, rendszerezni a működésedet.

És ami a legfontosabb

A kiszervezés nem azt jelenti, hogy "nem tudod megcsinálni", inkább azt, hogy a saját idődet értékesebb feladatokra tartogatod. Ha folyamatosan apró adminisztratív teendők szakítják meg a munkádat, nehezebb mélyen koncentrálni. Már 1-2 feladat átadása is érezhetően felszabadít.

Ha szeretnéd átnézni, a te vállalkozásodban mi az, amit elsőként lenne érdemes kiszervezni, írj nekem üzenetet, és beszéljünk róla. Egy rövid egyeztetés sokszor már önmagában segít tisztábban látni.